Какво е работна поръчка за поддръжка? [Пълното ръководство]

Работна поръчка за поддръжка е преходът на заявка за работа, направена от всеки член в рамките на или извън организацията, в работна поръчка за дейности по поддръжка или ремонт. Тези официални заявки играят съществена роля в управлението на организационните ресурси, проследяването на напредъка и поддържането на история на изпълнените задачи. 

Работните поръчки за поддръжка са еволюирали от традиционни системи с писалка и хартия до цифрови системи под формата на компютъризирана система за управление на поддръжката (CMMS), която значително рационализира процесите на управление на работни поръчки. 

Те елиминират необходимостта да се търсят хартиени заявки за работни поръчки, тъй като софтуерът CMMS запазва цялата информация, свързана с нуждите от поддръжка или ремонт на задачи, в централно, базирано местоположение. 

Следователно, независимо дали една организация има множество активи на различни места и няколко екипа, работещи по задачи за ремонт и поддръжка, мениджърите по поддръжката могат да изпращат известия в реално време до техниците. Крайните ползи от това включват подобрена организационна и оперативна ефективност, по-добро управление на съоръженията и намалени разходи за непланиран престой. 

Wherever there are equipment and machinery in place for production processes to proceed, there will be a need for maintenance work orders. Unfortunately, there is no one-size-fits-all approach to maintenance activities. This is why there are several maintenance work order types that organisations follow. However, not all are created equal, meaning that some may have costly ramifications if applied on a long-term basis.

We cover the different types in more detail below.

• Preventive maintenance: A preventive maintenance work order is a work order that is issued and formally approved proactively before an equipment failure occurs. The primary purpose of preventive maintenance as part of work order management best practices is to schedule maintenance and repair tasks before an asset malfunctions or stops working altogether. When small yet consistent maintenance steps are taken on a regular basis, machinery operates for longer periods of time more optimally than reactive or corrective maintenance, for example.
• Corrective maintenance: On the other hand, corrective or reactive maintenance is an approach to maintenance that operates backwards. Instead of scheduling maintenance and repair activities on an asset before it breaks down, corrective maintenance seeks to correct a problem or issue after it has occurred. This often means that an asset will be out of operation while it is being repaired. Furthermore, if an asset is linked to other assets in a production line, the remaining assets will also not be operational. As such, corrective maintenance can slow down or even bring production lines to a complete halt. This is because repairs are carried out when small yet manageable steps taken prior to the breakdown could have been taken to prevent the issue altogether.
• Predictive maintenance: Although it is often classed together with preventive or preventative maintenance, predictive maintenance deserves a separate discussion. This is a type of forecasting method that looks at the expected lifespan of each mechanical asset in an organisation and aims to foresee when a breakdown might occur. This can be based on different criteria, such as anticipated longevity, ongoing and intermittent maintenance efforts, etc. Once criteria have been established, it is possible to almost “predict” when an equipment failure may occur so that steps are taken to address the issue beforehand.
• Emergency maintenance: Much like the name suggests, emergency maintenance involves carrying out maintenance activities on an asset that are completely unplanned. These are unforeseen situations that happen at unexpected times and often take up a lot of resources. For example, a maintenance manager may be faced with an emergency work order repair request, followed by formalising it through a work order, and they will then need to assign a technician to attend to the emergency fix, pulling them away from other critical and planned tasks. This has important negative implications in terms of time, costs and human resources.
• Condition-based maintenance: Another work order for maintenance is condition-based maintenance. This occurs when certain events or milestones trigger an action for a work order. Examples of condition-based maintenance triggers could include when an asset reaches certain mileage milestones after a certain time has passed when it is time for bulbs to be replaced or for lubrication and cleaning after time and usage parameters are identified and more.

Независимо кой тип работни поръчки за поддръжка използвате във вашата фирма или дори, ако е комбинация от няколко типа, повечето следват конкретен процес на работни поръчки за поддръжка. По-долу очертаваме процеса на управление на работни поръчки в седем прости стъпки. 

1. Идентифицирайте задача 

Процедурата за работна поръчка за поддръжка започва, когато някой идентифицира задача за изпълнение. Това може да дойде от организацията или от някой външен, но свързан с нея. 

Например, ако управлявате търговска офис сграда с множество HVAC модули и един от тях е дефектен, наемател на тази сграда може да повдигне проблема, като идентифицира проблема, който трябва да бъде разрешен. Те могат да се обърнат към мениджър по поддръжката или друго подходящо лице в организацията, което след това ще създаде заявка за поддръжка. 

2. Създайте заявка за поддръжка 

Създаването на заявка за поддръжка е следващата стъпка в процеса. Важно е да се отбележи, че заявката за поддръжка не е същото като работна поръчка за поддръжка. Заявката е просто иницииране на процеса и се изпраща на мениджър по поддръжката, за да определи дали проблемът изисква поддръжка въз основа на няколко фактора. Те включват сериозността на проблема, наличните ресурси за справянето му, разходите и резервните части, които могат да бъдат включени в разрешаването му, персоналът, който може да се наложи да бъде преназначен от текуща задача за поддръжка към тази и т.н. 

3. Приоритизирайте работните поръчки 

Ако постъпят няколко заявки за поддръжка едновременно, ще искате да знаете как да приоритизирате работните поръчки за поддръжка. За да определите приоритетите на вашата работна поръчка за поддръжка, трябва да обмислите колко критични са въпросните грешки, когато се сравняват една с друга. 

Трябва също така да погледнете колко струват на вашата организация, като направите анализ на процесите за цялата организация. Също така е от съществено значение да се вземе предвид времевата рамка, която ще е необходима за отстраняване на повредата, свързаните разходи, труд, материали и резервни части, наличност на инструменти и други критерии. 

Често най-критичната работна поръчка ще бъде тази, която потенциално може да спре операциите на компанията, докато повредата не бъде отстранена. На този етап мениджърите по поддръжката създават работна поръчка и започват да управляват работата, която се извършва като част от рутинна поддръжка, прогнозна, коригираща или други видове поддръжка. 

4. Планирайте работна поръчка за поддръжка 

След като заявката за поддръжка се превърне в работна поръчка и тази работна поръчка е приоритетна, е време да я планирате. Графикът означава определяне на часа и деня, в който трябва да се извърши работата. Също така е добра идея да имате прогнозна времева рамка за това колко време може да отнеме завършването на работата. 

5. Възлагане на работна поръчка 

Когато е планирана работна поръчка за поддръжка, следващата стъпка е да я зададете за изпълнение на съответен член на екипа. Тъй като не всички членове на екипа имат еднакви умения, ще искате да сте сигурни, че възлагате работната поръчка на специалист, който има набор от умения да изпълнява работната поръчка ефикасно и ефективно. 

Понякога това може да изисква оттеглянето им от други задължения. Това включва внимателно балансиране на справянето с критичен проблем спрямо текущи и общи проблеми, които вашият ремонтен техник обикновено би правил. Във вашето възлагане на работна поръчка трябва да предоставите на техника подробности за това какво се очаква от него за въпросната задача. 

Това може да включва добавяне или прикачване на документация като ръководства за собственика, инструкции и указания, списък стъпка по стъпка, резервни части, които да се използват по време на процеса и т.н. 

6. Попълване на работна поръчка за поддръжка 

След като работната поръчка бъде възложена на съответния член на екипа, тя ще бъде завършена. Това често води до изискване към въпросния техник да попълни определена документация, за да гарантира, че детайлите на задачата са напълно документирани. Това може да даде възможност на следващия човек, който работи върху работата, да разбере какво е направено преди, така че да може да продължи оттам, откъдето е спрял първият техник. 

7. Прегледайте работната поръчка 

Последната стъпка по отношение на това как да направите работна поръчка за поддръжка включва преглед на детайлите. Това се извършва от мениджъра, който е планирал и възложил работната поръчка на първо място. 

Те ще имат за цел да гарантират, че работата е извършена, че контролният лист е попълнен и че необходимата документация от техника е точна и пълна. Също така, ще могат да използват тази информация, за да добавят към база данни с работни поръчки за измерване на важни показатели за поддръжка за по-късна употреба и за целите на вземане на решения. 

Независимо дали следвате проактивен/превантивен или реактивен/коригиращ план за поддръжка на оборудването, повечето работни поръчки за дейности по ремонт и поддръжка имат подобни критерии и следват стандартизиран формат. Този формат улеснява всички участващи страни да следват правилните процедури по рационализиран начин. 

Като такива, ключовите компоненти на работните поръчки за поддръжка са следните: 

• Запитване: Запитващата страна е лицето, което издава заявката за работа, преди тя да се превърне в работна поръчка. Може да са някои, които са извън или вътре в организацията, които са засегнати от или са идентифицирали въпросната грешка. Техните данни трябва да бъдат ясно посочени в документа за заявка за работа, включително информация като техните имена, данни за контакт (телефонен номер и имейл адрес), дата и час на заявката, отдела, за който работят (ако е вътрешен за организацията) и т.н. Чрез своевременно докладване на проблеми и проблеми те могат да бъдат решени по-бързо и по-ефективно. 

• Описание на проблема: След като мениджърът по поддръжката получи и прегледа заявката за работа от искащата страна, той ще опише проблема, който трябва да бъде разрешен. Това може да е нещо като електрическа крушка, която не работи правилно, HVAC система не функционира правилно или активи и машини, които са се развалили напълно. 

• Подробности за актива: Активът, който е предмет на работната поръчка, ще бъде идентифициран. Това може да стане чрез код на производителя на оригинално оборудване (OEM) или друг код на актив, който преди това му е бил присвоен. В допълнение, повредата, свързана с актива, ще бъде идентифицирана, така че назначеният техник да знае върху какво да работи, когато получи работната поръчка. 

• Назначен персонал: Назначеният персонал са хората, които отговарят за поправката на дефектната машина. Те често са част от екип от техници с различни набори от умения, всеки от които е специализиран в определена област. Някои може да имат повече опит от други по различни машини и затова назначаването на правилния член на екипа за работата е толкова жизненоважно. 

• Краен срок: Веднъж издадена работна поръчка за поддръжка ще има и работна дата за завършване. Това е приблизителното време, за което се очаква техникът да разреши проблема с дефектното оборудване. 

• Необходими части: Необходимите части и инструменти, необходими за изпълнение на въпросната задача за ремонт и поддръжка, също ще бъдат посочени от мениджъра по поддръжката в работната поръчка. Тази спецификация трябва да бъде част от по-широкия процес на управление на запасите от резервни части, който е под контрола на мениджъра по поддръжката. 

• Подробности за завършване: Подробностите за завършване на работната поръчка ще съдържат попълнен контролен списък, който подробно описва всеки аспект от работата, извършена от техника. В този контролен списък не трябва да липсват стъпки или елементи. Информацията за завършване трябва да включва крайната дата срещу датата на завършване, за да се определи колко време е отнело на техника и дали работата е извършена в рамките на определения срок. 

• Прикачени файлове: Техникът, който попълва работната поръчка, може също да изпраща прикачени файлове към цифрова платформа, като например CMMS система, която може да включва документи, контролни списъци, снимки на повредата и извършената работа и друга документация, която е от значение за задачата за ремонт и поддръжка. 

Създаването на единична работна поръчка за поддръжка може да изглежда просто и ясно. Има обаче важни предизвикателства, които идват с управлението на работните поръчки, особено ако те достигат до десетки или дузини. 

Това е особено вярно за системи, базирани на хартия или електронни таблици, където информацията не винаги е пълна или налична. Също така е вярно, че спешните работни поръчки не винаги могат да бъдат възложени навреме поради непълни данни или закъснения при създаването и управлението на работната поръчка. При ръчните системи предизвикателствата могат да означават скъпи престои и скъпи ремонти. 

От друга страна, компютъризираните системи могат наистина да рационализират процеса, предлагайки гладки операции и управление на работни поръчки, което дава на организациите предимство пред конкуренцията. Това е мястото, където ролята на CMMS е абсолютно неразделна част от всяка операция по поддръжка и всички задания за работни поръчки. 

 С дигитално и облачно базирано решение на ваше разположение можете лесно да получавате работни заявки, да ги одобрявате, конвертирате в работни поръчки, точно да присвоявате и наблюдавате напредъка по всяка една и да планирате изпълнението й с бързина, надеждност и прозрачност. 

Освен това системите CMMS са в състояние да ви дадат незабавен поглед върху вашите операции с управляеми табла за управление и функционалности за отчитане и анализ. В крайна сметка те могат да помогнат за повишаване на ефективността на компанията, защото предлагат прозрения, управлявани от данни, които могат да въведат по-голяма ефективност на вашите процеси. Това може да се постигне чрез наблюдение на ключови показатели за ефективността на активите, свързани с поддръжката, ремонтите и всичко между тях. 

Изборът на правилния CMMS за оперативните нужди и необходимостта от поддръжка на вашия бизнес е от решаващо значение. Ако се чудите откъде да започнете в избора между различните системи за управление на работни поръчки, съветваме ви да се съсредоточите върху организационните си нужди и бюджет. 

За щастие има софтуер за работни поръчки или CMMS решение, което е идеалното решение за вашия бизнес и това е CMMS системата на Fabrico. Това е мощен инструмент, който може да се настрои супер бързо и може да помогне на мениджърите по поддръжката да улеснят по-гладкото управление на работните поръчки. В крайна сметка ползите за вашата организация ще бъдат невероятно осезаеми. 

Ще изпитате по-рационализирани операции, ще минимизирате времето за престой и ще подобрите цялостната ефективност на управлението на активи. Нещо повече, с мобилния CMMS на Fabrico техниците по поддръжката и мениджърите по поддръжката могат лесно да създават различни типове работни поръчки в движение, като използват QR кодове, които са готови за работа. Получаването на такава цифрова работна поръчка на смарт мобилно устройство като смартфон, смарт часовник или таблет означава по-бързо време за реакция и по-висока производителност. 

If reaching maintenance efficiency seems like a distant and unattainable goal, you’ve probably been working with manual and outdated paper-based systems until now. However, there is a solution to the challenge and that comes with the adoption of the right work order management software.

Introducing order and efficiency when creating, assigning, scheduling and managing your work orders is now an affordable possibility. It’s simply a matter of exploring Fabrico’s CMMS system and choosing it to introduce powerful solutions to your organisation’s maintenance and repair operations. For more information, don’t hesitate to reach out to us today.